Is de organisatie klaar voor de crisis?

C&T werd gevraagd of ze een aanpak wilden ontwerpen om aan de vragen tegemoet te komen die een ministerie zou tegenkomen bij een crisis die ze vanuit hun takenpakket moesten managen. Tot dan toe was een crisis met vallen en opstaan gemanaged, maar altijd tot een goed einde gebracht. Het management vond dat dat anders moest. Er werd veel geïnvesteerd in nieuwe uitrol- en opschaalmethoden, in nieuwe software en in instructie van medewerkers.
Toch was de definitieve test nog niet geweest. Hoe zou de werkmethode zich houden als er echt met verschillende medewerkers van verschillende afdelingen aan de hand van echte dossiers gewerkt moest worden? En hoe zouden de medewerkers kunnen leren van optredende knelpunten?
Samen met de opdrachtgever hebben wij een praktijktest gedaan met alle medewerkers die in de eerste fase van de optredende crisis de kwartiermakers zouden moeten zijn. Deze hebben wij in drie functionele teams hun eigen werk laten doen met een aantal dossiers van de vorige crisis. De resultaten werden na een dag werken uitgebreid met de deelnemers besproken en de resultaten van de evaluatie hebben geleid tot een groot aantal door de deelnemers zelf gedefinieerde verbeterpunten. Centraal referentiepunt was een eerder door C&T uitgevoerd trainingsprogramma in ketenbewustzijn en ketengericht werken.
Na twee maanden werd het systeem door de zelfde medewerkers nog eens beproefd, deze keer met spectaculaire verbeteringen, die voornamelijk op het gebied van samenwerking en communicatie lagen.
Het is niet te hopen dat de crisis opnieuw uitbreekt, maar de kwartiermakers zijn er nu klaar voor, en de eventuele gedupeerden kunnen nu sneller en beter worden geholpen.